DMS eDoCat - modulárny systém pre správu elektronických dokumentov s podporou workflow

Poskytuje široké spektrum vstavaných funkcií, disponuje radou rozširujúcich modulov s možnosťou detailných zákazníckych úprav.

 
+420 222 744 755
 
Certifikácia ISO 9001

Modularita

eDoCat je koncipovaný ako modulárny systém. Skladbu funkcií si môžete vybrať podľa konkrétnych zákazníckych požiadaviek.

Základná konfigurácia

Už základná konfigurácia DMS eDoCat poskytuje široké spektrum funkcií, ktoré môžu pokryť väčšinu firemných potrieb.

Dokumentové typy

Základná kategorizácia dokumentov prostredníctvom používateľsky definovaných množín metadát ku každému dokumentovému typu.

Podpora workflow

eDoCat poskytuje funkcie pre riadenie obehu dokumentov vrátane poskytnutia detailného žurnálu histórie.

Elektronické spisy

Veľmi užitočná funkcia slúžiaca k spájaniu dokumentov prostredníctvom vzájomného prelinkovania súborov, jednoduchého štítkovania alebo intuitívneho príp. automatizovaného spájania dokumentov na základe hodnoty v metadátach.

Fulltextové a štruktúrované vyhľadávanie

eDoCat fulltextovo prehľadáva dokumenty naprieč kompletným obsahom, vo vnútri dokumentov, rovnako ako aj v metadátach pripojených k dokumentom. Dotazy je možné ohraničiť na triedy dokumentov, ktoré sú definované dokumentovými typmi, príp. ešte podrobnejšie na základe obmedzenia na skupiny dokumentov s konkrétnymi hodnotami v metadátach.

Online/Offline editácia

eDoCat podporuje priamu editáciu súborov v režimoch online aj  offline u Microsoft Office, Libre Office a Open Office. Editácia v Google Docs je možná pochopiteľne iba v režime online.

Verziovanie

Veľmi cenná funkcia, ktorá umožňuje úplne bez účasti používateľa evidovať historické verzie dokumentov i metadát. K predchádzajúcim verziám je možné sa vrátiť, napriek tomu existencia historických verzií používateľom nesťažuje orientáciu v tom, ktorá verzia je posledne platná.

Externé linkovanie

Dokumenty z eDoCatu je možné publikovať prostredníctvom externého zašifrovaného linku  do verejného priestoru bez prihlásenia, príp. do zabezpečeného priestoru s vyžadovaným prihlásením. Praktické v spojení so správou verzií (nová verzia negeneruje nový link) pre publikovanie dokumentov na intranet príp. na internet (napr. aktuálna verzia používateľských príručiek dostupných klientom).

Sieťový disk

Ľubovolnú  zložku eDoCatu je možné  pripojiť ako sieťový disk dostupný používateľom prostredníctvom prieskumníka Windows. S fungujucími používateľskými právami a detailným logovaním operácií.

Offline obsah

Obsah zložiek eDoCatu je možné synchronizovať do lokálnych zložiek v počítači používateľa. Na pozadí beží proces synchronizácie, ak je eDoCat dostupný online. Opäť s plným riadením používateľských práv a detailným logovaním všetkých operácií.

eDoCat API

eDoCat pre komunikáciu s aplikáciami tretích strán ťaží z platformy Alfresco CE a ďalej ju rozširuje. Komunikovať je možné prostredníctvom štandardu CMIS API, alebo Rest API.

Rozširujúce moduly

Vďaka rozširujúcim modulom je možné doplniť základnú konfiguráciu o veľké množstvo inovatívnych funkcií a zostaviť si tak vlastný eDoCat

Multilicenčný model

Rozšírenie eDoCatu o multilicenčný model umožňuje napr. holdingovým matkám použiť eDoCat aj pre svoje dcérske spoločnosti, vrátane fyzického oddelenia dátových priestorov jednotlivých firiem, definovanie roly key account managera dohliadajúceho nad jednotlivými dátovými priestormi a reporting.

Šifrovanie

eDoCat v prípade zvýšených požiadaviek na bezpečnosť umožňuje šifrovať uložené dáta. Obsah súborov uložených štandardne v súborovom systéme je nedostupný vďaka ich zašifrovaniu asymetrickým kľúčom. Jednotlivé šifrovacie kľúče sú v databáze taktiež zašifrované master kľúčom.

Riadená dokumentácia

Kompletné riešenie riadenej dokumentácie v súlade s rodinou noriem ISO. Pozostáva z dokumentového typu Interný predpis a štyroch worfkflow pokrývajúcich základné procesy riadenej dokumentácie:

  • pripomienkovanie,
  • schválenie,
  • preukázateľné zoznámenie,
  • preskúmanie.

Distribučné listy

Modul nadväzujúci na Riadenú dokumentáciu. Umožňuje spustenie workflow Zoznámenie sa s dokumentom hromadne v jednom kroku pri nástupe nových zamestnancov alebo pri aktualizácii interného dokumentu.

Matica práv

Centrálny panel pre globálne riadenie používateľských práv nad celou databázou v matici zložka/skupina.

Dátové schránky

eDoCat dovoľuje synchronizáciu s obsahom neobmedzeného počtu schránok ISDS.

Register zmlúv

eDoCat vďaka tomuto modulu disponuje funkciami pre publikovanie zmlúv v ISRS.

Easy upload

Predstavuje zásadné zjednodušenie pre vkladanie dokumentov. Prináša centrálny panel pre vkladanie dokumentov s možnosťou vynútiť dokumentový typ a vyplnenie povinných metadát pred vlastným uložením dokumentu do databázy.

Prihlásenie menom

Vďaka tomuto modulu má definovaná skupina používateľov (riadené centrálne používateľskými právami) schopnosť prihlásiť sa menom iného používateľa a vykonávať operácie jeho menom s výnimkou úlohy Zoznámil som sa vo workflow Zoznámenie.

Oslabenie administrátora

Vďaka tomuto modulu je možné zamedziť IT administrátorom prístup k obsahu bez dopadu na ich schopnosť nastavovať a udržiavať potrebné systémové nastavenia.

Rozšírená autentizácia

Dovoľuje obísť dvojitú autentizáciu pri online editácii v prípade, že používateľ nie je do Windows prihlásený prostredníctvom doménového účtu.

Rozšírené spisy

Predstavuje zásadné zjednodušenie pri vyhľadávaní dokumentov pomocou nástrojov fulltextu. Vďaka Rozšíreným spisom je možné dokumenty spájať prostredníctvom hodnôt v metadátach a pracovať s nimi ako s jedným balíkom dokumentov. Tento modul tiež prináša na jednu centrálnu obrazovku kompletné nástroje dovoľujúce položiť fulltextové dotazy a prostredníctvom špecifikácie dokumentových typov a hodnôt v jednotlivých metadátach obmedzovať skupinu dokumentov, v ktorých dochádza k vyhĺadávaniu

Kaskádové štítky

Filtrovanie dokumentov prostredníctvom inteligentného previazaného štítkovania. Táto funkcionalita je vhodná napr. pri správe archívu multimediálneho obsahu.

Evidenčné číslo

Modul prináša funkcionalitu vhodnú najmä pri externom linkovaní dokumentov do aplikácie tretích stran. Pri založení dokumentu je priradené unikátne ID dokumentu a vytvorený naväzujúci nemenný link odkazujúci na dokument s jedinečným evidenčným číslom.

Notifikačné centrum

Funkcia pre pripomenutie termínu viazaného na dokument, vrátane používateľsky definovaných podôb notifikácií  (HTML šablóny správ, súhrnné notifikácie a pod.), príp. možnosti založiť zdokumentované a reportované workflow na role správcu dokumentu.

Auditný modul

Poskytuje detailný protokol presunu dokumentov do archívu, príp. do dočasného koša a ich následného trvalého odstránenia z databázy.

GDPR, auditlog

eDoCat poskytuje nástroje pre kategorizáciu dokumentov pomocou metadát, nástroje pre vyhľadávanie obsahu v rámci celej databázy, jednotlivých dátových oblastí a jednotlivých dokumentových typov. Všetky operácie používateľov aj systému sú detailne logované a sú dostupné v reportingových zostavách. Všetky tieto funkcie sú zamerané na podporu procesov vynútených legislatívou GDPR.

HTML formuláre

Umožňuje generovanie dokumentov z dát vyplnených do webového formulára s možnosťou následného automatického spustenia napr. schvaľovacieho workflow (napr. žiadosti o dovolenku).

Libre Office, Open Office

Dovoľuje spúšťať online editáciu s alternatívnymi Office aplikáciami, konkrétne Libre Office a Open Office.

Inline editácia

Umožňuje úpravu hodnôt metadát vo formulári s náhľadom dokumentu, čo oceňujú predovšetkým správcovia ekonomických agiend, kde sú nezriedka v metadátach hodnoty z dokumentov, napr. prijatých faktúr.

XML

Prináša strojové vyplnenie metadát z XML súboru, ktorý sprevádza vlastný súbor pri uložení do databázy, automatické zatriedenie dokumentu na základe hodnôt metadát, vrátane schopnosti automatického spustenia zodpovedajúceho workflow.

Dátové kvóty

Vďaka dátovým kvótam budete mať možnosť nastavenia maximálnej veľkosti dátového obsahu zložky.

Synchronizácia s adresárovou službou

Vďaka tomuto modulu môžete synchronizovať databázu používateľov eDoCatu s doménovým radičom, príp. inou službou na báze LDAP.

Vyťažovanie štruktúrovaných dát

Umožňuje zo štruktúrovaných alebo pološtruktúrovaných dokumentov vyťažiť identifikované dáta. Používa sa najmä u agiend v ekonomickom oddelení, typicky u agendy prijatých faktúr. V spolupráci s modulom XML môžete automatizovať proces spracovania prijatých faktúr.

 

DMS eDoCat stojí na platforme Alfresco Community Edition.

Ste manažér kvality?

Ak ste zodpovedný za riadenú dokumentáciu, neprehliadnite najmä moduly Riadená dokumentácia a Distribučné listy.

 

Zistiť viac

Zodpovedáte za ekonomické agendy?

S modulom pre štruktúrované vyťažovanie dát zrýchlite proces spracovania prijatých faktúr, značne znížite podiel ľudskej práce a teda aj chybovosť.


 

Zistiť viac

Nenašli ste, čo hľadáte?

eDoCat si môžete rozšíriť o vašu vlastnú sadu funkcií.

 

Stačí povedať